報・連・相のテクニック

上司には早め早めのチェックを受けましょう。

上司やクライアントによる急な方向転換、自分で気づかない大きなミスをしてしまう前にも、報連相を早め早めにすることが大切です。

自分からチェックポイントを設け、上司やクライアントなどにコンタクトを取り、常に認識を一つにしておくことがたいせつです。

例えば、あるプロジェクトの計画書を作ってほしいと頼まれたら、計画書の目次レベルができた段階で、

「このような流れで大丈夫ですか？」

などと、相談しておくことが望ましいです。

問題が進行してしまってから、報連相をするのでは手遅れになってしまうからです。

仕事ができる人は、先手先手に動く人ともいわれているように、

怒られるから報告が遅れる→報告が遅れるから余計に怒られる。

このような負のスパイラルに入ってしまう前にも、特に悪いお知らせは早く報告することにしましょう。

メモ魔になって、質問の際はメモを見せながら。

わからないことが出てきた時点で、すぐに人に頼って教えてもらっても、自分のスキルとしては定着しない時があります。

まずは自分で調べてみることが大事です。

理解できた部分とわからない部分を確認しつつ自分なりの仮説を立ててみて、その上で理解できない部分を質問していきましょう。

思考を伝えるには紙に書くことが望ましく、言語化されることによって言葉が紙に残ってくれるおかげで脳にも残りやすいですね。

質問するときには、その紙を上司や先輩に見せながら行うのが良いでしょう。

例えば、上司や取引先に質問しようとしたときに、とっさに言葉が出てこないこともあります。

紙に書くという行為は、質問内容を「確実に相手に伝える」という意味もあり、一流のビジネスマンほど、上司だけでなく部下や同僚と話をするときにも事前に要点を書き出し、そのメモを見ながら話すと言います。

こうすることで、相手も理解しやすく、自分も相手も視覚化されて伝えやすいですね。

メモの活用の仕方しだいでは、あなたの成長を向上させてもくれます。

メモは困ったときに見たり、数ヶ月に一回整理をしたり、メモを活用すればあなたの成長を向上させてもくれます。

また感情には「返報性」があるともいわれており、メモをとるという行動をとって特別な敬意を示せば、相手も特別な敬意を抱いてくれるでしょう。

メモを見せたら、「PREP法」を使って話すとよいですよ。

伝わる型として、話し終わるまでの組み立て（順番）が重要です。

型に当てはめるメリットは、内容をどの順番で話せばよいのか迷わず、情報の抜けや漏れがなくなるからです。

また結論が正確に伝わり、説得力も高まり、根拠や理由が明確にもなり、相手にも伝わりやすいです。

PREP（プレップ）法とは、結論→理由→具体→まとめの順で伝える方法のこと。

PREP法は、会話のプロが多く使っている「型」でもあり、この型を使うと、話の展開が論理的にもなります。

P　ポイント、結論

　「◯◯の結論は、◯◯です。」

R　理由

　「なぜならば、〇〇だからです。」

E　事例、具体例

　「実際に〇〇といった事例がありました。」

P　ポイント、まとめ、結論

　「◯◯の結論は、〇〇になります。」

ビジネス会話では結論を最初に伝えるべきで、「結論から言う」のほうがわかりやすく聞き手の理解を促すこともできます。

うまく伝わることができれば、提案などが受け入れてもらいやすくなります。

メモを使って、事前に頭を整理して、PREP法という形をつかい報・連・相をスムーズにしていきましょう。