１．相手と言葉を揃えましょう。
新しい職場や上司が代わったとき、担当クライアントが代わったときなどに気をつけるべきことがあります。
それは、相手と言葉を揃えることです。
あなたとこれまでの上司との間では、
共通言語だった言葉も、新しい上司には伝わらなかったり
別の意味に捉えられたりすることが多々あります。
誤解をうまないためにも
特に正確さが必要になる「報・連・相の場面」では、言葉を合わせることが重要となります。
普段使う言葉を相手の言葉に変換しましょう。
例えば、相手の口癖や、相手がよく使う社内用語、業界用語を
あなたの報連相の中に取り入れよう。
相手が使う言葉を自分のものにするだけで
コミニュケーションは飛躍的に向上します。
言葉を合わせることはコミニュケーションにおいても大事なツールとなるからです。
相手と言葉を揃えるのが、マナーですね！
２．報・連・相は対面や電話を活用したほうが良いです。
現代は若い人のコミュニケーション手段としてメールが主流となっている。
ビジネスの現場でも、メールによるコミュニケーションが主流だと言っても良い。
またテキストでは情報量が限られてしまい、無用な誤解や感情のもつれがうまれてしまいます。
ギスギスした雰囲気になってしまう場面もあります。
そんな時代だからこそ、電話や対面によるコミニケーションを重視しよう。
電話や対面の有効活用がおすすめです。
伝えられる情報量とレスポンスの速さから考えると、これらは文字コミニュケーションと比較して格段に優位性があります。
さらに、電話をあえてすることで、相手が喜んでくれることもあるので
直接会って話すことは、最も有力なコミニケーション手段だと認識しましょう。
仕事をする上でも、メールを送ればこと足りると考えてはいけません。
会社や立場によりますが、新人が受け取るメールに比べ上司の方は数十倍のメールが毎日のように届けられてくるからです。
相手の立場で考えたとき、
メールを送ってから、上司のところに足を運べば良い。
「『メール OR 電話』ではなく、『メール & 電話』が基本」と考えるのがベストです。
メールは基本返信２４時間以内で、わかりやすい内容で。
本当に大事な案件は、送ったメールをプリントアウトして重要なポイントにマーカーを引いて口頭で説明するのがベストです。
逆にやってはいけないのは、メールに「重要度マーク」をつけて送信してしまうこと。
あなたにとって重要なことが相手にとって重要とは限らないからです。
相手にとって、重要度の高い内容であれば、電話や対面などでフォローアップを図るべきです。
また、対面やビデオ通話などで顔を見ながら話をすると
言葉以外のメッセージにより
相手の体調も含むさまざまな感度が伝わってくることで様々な情報が入手できます。
実際、文字コミニュケーションは文章作成に意外と時間がかかるものです。
投入する時間帯効果の意味でも
対面や電話のほうが有効であるケースも多いのだ。
「先ほど〇〇の件でメールを送りましたが、届いていますでしょうか？」
この一言がビジネスを動かします。
メールは完璧なコミュニケーション手段ではないため、電話や対面によるコミニケーションで補ってこそ効果も発揮されるのです。
目的は「メールを送ること」ではなく、
「重要なことを確実に伝えること」だと言うことを忘れないようにしましょう。
対面・電話を有効活用しましょう！
報連相はどのくらいの頻度がよいものでしょか。
3.頻度は「マメ」にがベストですね。
頻度は仕事の達成度が２割→５割→８割の段階で報連相するくらいが良いです。
早い段階で指摘された方が、結局はお互いが得になるかです。
逆に８割完成してから、
「ぜんぜん違う」と言われたら、今までのことが台無しとなってしまいますね。
確認が遅くなると指摘をもらったののに、
「締切が近いから、資料をもう直せない」という状況に追い込まれてしまいます。
そのことから、上司からの信頼を落とします。
２割→５割→８割の確認手順
①まず、２割確認の依頼をしましょう。
この段階では「ゴール」と「ルール」を確認できればOKです。
②次に、５割の段階で確認をします。
この段階では、「考え方の方向性があっているか」確認します。
箇条書きの簡素な資料や図をかいた手書きのメモでもよくて、あくまで方向性だけ確認をとりましょう。
時間的な余裕をもって、８割確認（ほぼ完成形で最終確認をもらう段階）します。
微調整やイレギュラーな対応のためにも、時間的な余裕を考慮しましょう。
ポイントは「２割」「５割」段階で、入念に確認を取りあうことです。
特にスケジュールが注意することで、上司からの微調整が反映できるスケジュールで確認をしてもらいましょう。
報連相は２割→５割→８割のスケジュール